Planejar um evento não precisa ser um bicho de sete cabeças
Talvez você já tenha se perguntado “esse congresso poderia ter sido um e-mail?” ou até mesmo “gastaram tudo isso pra apresentar apenas gráficos?”. Os eventos corporativos são essenciais para sair da rotina engessada do dia a dia, mas muitas vezes podem decepcionar.
Se bem planejados, por outro lado, eles podem trazer inovação, colaboração e aprendizado para o ambiente de trabalho. Além de apresentar resultados e promover treinamentos, eventos do tipo possibilitam o contato entre áreas e são capazes de fortalecer a cultura da empresa.
Esses momentos são oportunidades muito preciosas para a cultura organizacional e criam um espaço para alinhar objetivos da companhia, de vendas ou até mesmo de motivação pessoal.
A performance do apresentador, o storytelling e o design dos slides são elementos que não podem ser deixados de lado. Um evento bem estruturado vai além da simples transmissão de informações ou do happy hour no fim do dia; ele envolve, inspira e engaja os participantes.
O pós-evento também é importante para colher feedbacks e identificar pontos de melhoria, garantindo que os próximos eventos sejam ainda melhores. No entanto, é no pré-evento que reside o segredo para o sucesso.
Uma preparação meticulosa, considerando todos os detalhes, desde a escolha do local até o cronograma das atividades: nenhum detalhe pode passar despercebido.
Planejar um evento corporativo bem-sucedido exige uma abordagem estratégica. Definir claramente os objetivos e conhecer o público-alvo, selecionar os apresentadores certos e criar conteúdos relevantes são passos indispensáveis.
Atenção aos detalhes, como logística e tecnologia, faz toda a diferença na experiência dos participantes. Um evento bem executado deixa uma impressão duradoura e positiva na mente dos participantes.
É preciso investir dinheiro? Sim. Mas também é necessário investir tempo de qualidade para pensar no conteúdo.
“É essencial questionar o objetivo principal do evento para definir a temática central que vai servir como ‘pano de fundo’ para as próximas definições. Tudo parte daí!”.
A dica é de Eduardo Adas, sócio-fundador da SOAP, em entrevista à revista Trinova.
Por isso, definir claramente o objetivo é o primeiro passo para organizar um evento corporativo bem-sucedido. Pergunte-se: qual é o propósito deste evento?
O objetivo pode variar desde o lançamento de um novo produto, fortalecimento de relações com clientes e alinhamento interno sobre estratégias, até o desenvolvimento de habilidades da equipe.
Definir foco orientará todas as decisões subsequentes e garantirá que cada elemento do evento esteja alinhado com a meta principal. Um objetivo claro também ajuda a medir o sucesso do evento posteriormente.
Com o objetivo do evento bem definido, é hora de escolher uma temática central que guiará todos os conteúdos dos painéis.
A temática deve ser relevante, envolvente e, o mais importante, alinhada com o objetivo definido. Ela serve como o fio condutor que conectará todas as partes do evento, desde os discursos de abertura até os workshops e dinâmicas.
Dica: a temática escolhida deve ressoar com o público-alvo e ser capaz de gerar interesse e engajamento. Ela deve refletir a cultura da empresa e os valores que se deseja transmitir.
Para um evento focado em inovação, por exemplo, a temática central poderia ser em torno das novas tecnologias, como IA, ou tendências de mercado, abordando como a empresa se posicionaria diante desses acontecimentos.
Qual narrativa eles vão formar, juntos, para o evento?
Os painéis são uma parte fundamental do evento, pois neles as ideias e informações principais serão exploradas e discutidas.
“Evitar temas desconexos e garantir coerência entre os painéis são passos cruciais”, explica Edu Adas.
Ao planejar os painéis, pense na narrativa que eles formarão coletivamente. Cada um deve ser uma peça de um quebra-cabeça maior, contribuindo para a compreensão total do tema central e do objetivo do evento.
Você pode seguir estes passos:
“A escolha [de palestrantes] deve ir além dos nomes tradicionais ou famosos para evitar uma abordagem superficial. Os profissionais selecionados devem agregar valor e conhecimento”, salienta Edu.
A escolha dos palestrantes é um dos elementos cruciais para o sucesso do evento. Eles são as vozes que darão vida ao conteúdo planejado e conectarão o público à temática central.
Ao fazer a curadoria, procure especialistas que não só entendam o tema, mas que também tenham a capacidade de inspirar, educar e engajar o público.
Algumas dicas:
Uma vez que os painéis estejam planejados e os palestrantes selecionados, o próximo passo é produzir o conteúdo que será apresentado por cada um deles. Este conteúdo deve ser alinhado ao objetivo do evento e à temática central, e ser capaz de engajar o público durante o evento e além.
A forma prática como esse conteúdo será construído pode depender de cada palestrante, de cada empresa. Pode ser uma coprodução, em que um profissional especialista em conteúdo e apresentações auxiliará o especialista na construção da sua narrativa, por exemplo.
Dica: que tal encontrar uma consultoria especialista em comunicação para eventos decisivos?
Estruturar uma apresentação corporativa demanda tempo e dedicação. Cada detalhe, desde a preparação do conteúdo até a escolha dos elementos visuais, deve ser cuidadosamente planejado. No caso de um evento estratégico, com diferentes painéis e apresentadores, o desafio é ainda maior.
Garanta que seu evento alcance este nível de excelência com a consultoria de apresentações da SOAP.
Além de cuidar do conteúdo das apresentação, somos especialistas em conectar todos os painéis e palestras, criando uma narrativa coerente. Apoiamos também a performance dos apresentadores e as experiências planejadas para encantar o público e reforçar a mensagem desejada.
Conheça as soluções da SOAP para o seu próximo evento estratégico!
