Entenda os elementos fundamentais para um plano de comunicação eficiente
De acordo com estudo divulgado em 2022 pela Society for Human Resource Management (SHRM), as falhas em comunicação corporativa geram prejuízo médio de U$420 mil por ano em empresas com até 100 colaboradores. Naquelas com mais funcionários, a perda passa de U$62 milhões por ano.
Quando se trata de comunicação corporativa — seja ela interna (entre gestores, colaboradores e times) ou externa (entre a organização e os stakeholders) —, é fundamental pensar de forma comprometida e estratégica.
Esse é um dos aspectos mais cruciais para o sucesso das empresas e, especialmente no cenário atual de evolução tecnológica acelerada, o campo exige mais cuidado. Um dos principais desafios talvez seja manter os pés no chão e focar no básico: saber se comunicar.
Acontece que são tantas inovações, ferramentas e novas tecnologias, que muito se discute sobre como utilizá-las no sentido técnico, mas muitas vezes se deixa de lado a qualidade do conteúdo da comunicação.
Como destaca Patrick Canuto, consultor educacional e especialista em experiências de aprendizagem da SOAP, “em um mundo onde as inteligências artificiais vem ganhando cada vez mais espaço, uma das principais tendências continua sendo a autenticidade humana nas comunicações.”
Em outras palavras, precisamos voltar para o começo: aprender a nos comunicar com assertividade e humanidade, e levar isso para a comunicação corporativa. É aqui que entra a estratégia de comunicação.
Seja para se preparar para um treinamento corporativo, para montar um planejamento de Comunicação, para uma reunião com clientes ou com colaboradores: pense em como alinhar seu discurso com os objetivos da empresa e em como ser efetivo.
A estratégia de comunicação é um plano bem elaborado que visa direcionar e aprimorar a troca de informações dentro da empresa, tanto internamente, entre colaboradores e equipes, quanto externamente, com clientes, fornecedores e parceiros.
Como destaca Patrick Canuto, “a comunicação estratégica é uma abordagem que visa transmitir a mensagem de forma planejada e eficaz, com o objetivo de alcançar resultados mensuráveis.”
Uma estratégia de comunicação definida e implementada da forma correta, promove diversos benefícios para as empresas. Ela cria uma cultura de comunicação transparente e eficiente, aumenta a produtividade, fortalece o engajamento dos colaboradores e reduz conflitos interpessoais.
Além disso, auxilia na disseminação da visão, missão e valores da empresa, alinhando todos os membros da organização em direção aos mesmos objetivos. Ela também fortalece a imagem da empresa no mercado, promovendo a satisfação e fidelização dos clientes.
A comunicação eficaz é a espinha dorsal para o sucesso de qualquer empresa ou organização. Ela permeia todas as interações dentro e fora da empresa e também a forma como uma marca se posiciona e é percebida.
Para garantir que a mensagem seja transmitida no momento certo e do jeito certo é essencial contar com uma estratégia de comunicação bem definida. E isso passa por sete aspectos principais, de acordo com Patrick Canuto.
O primeiro e mais crucial elemento de uma estratégia de comunicação eficaz é estabelecer objetivos claros. Antes de iniciar qualquer campanha, discurso ou treinamento, é fundamental compreender o que se pretende alcançar.
Esses objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazos definidos (critérios SMART — Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound).
Seja aumentar o conhecimento sobre um produto, melhorar a imagem da marca ou fortalecer o engajamento dos colaboradores, os objetivos guiarão todas as ações de comunicação.
Canuto ainda acrescenta: “para alinhá-la com os objetivos gerais da empresa é importante investir bastante na análise de cenários na esfera interna, temos que entender a estratégia do negócio, os principais direcionadores estratégicos (KPI’s), ameaças e ruídos e, inclusive, métricas financeiras.”
Cada empresa ou organização possui diferentes segmentos de público com necessidades e características distintas, e o mesmo vale para colaboradores se estivermos falando de comunicação interna.
Portanto, o segundo elemento crucial é mapear e compreender esse público-alvo.
“Pesquise informações como valores, interesses, grau de instrução e canais de preferência, assim você poderá obter insights valiosos para criar uma abordagem mais empática, persuasiva e eficiente”, destaca Canuto.
A SOAP tem duas formas de fazer isso, conta o especialista. Uma por meio da tática da cebola: “temos camadas mais aparentes e outras mais internas (que não são vistas), então quando pensamos no público-alvo é importante ter em mente que existem camadas que não enxergamos e, portanto, não conhecemos.”
O outro caminho é o famoso Mapa da Empatia, “porém, aqui adaptado para esse contexto de comunicação. O profissional pode utilizar qualquer método para identificar seu público-alvo, mas é importante entender que estamos em busca de conexão com a audiência. Compreender com quem estamos falando nos ajuda a direcionar os recursos do projeto de forma mais eficiente.”
A mensagem central é o coração da estratégia de comunicação. Ela deve ser simples, concisa e direta, transmitindo de forma clara e coesa a essência da marca ou do conteúdo a ser comunicado.
Além disso, é essencial definir o tom da comunicação, que pode variar de acordo com o público-alvo e o objetivo. Ele pode ser formal, informal, inspirador, humorístico ou emocional, mas deve estar alinhado com a identidade da empresa.
Antes de executar qualquer plano de comunicação, é fundamental realizar uma análise detalhada dos cenários interno e externo da empresa.
Internamente, é necessário avaliar os recursos disponíveis, a cultura organizacional e o posicionamento atual da marca. Externamente, é crucial entender o mercado, a concorrência, as tendências e as mudanças no comportamento do consumidor.
Essa análise fornecerá insights para embasar a estratégia de comunicação e adaptá-la ao ambiente em que a empresa está inserida.
A diversidade de canais de comunicação disponíveis atualmente pode ser tanto uma bênção quanto um desafio. O quinto elemento é saber identificar quais canais (síncronos ou assíncronos) são mais adequados para a estratégia em questão.
“Ao escolher os canais de comunicação, leve em consideração a visibilidade e a acessibilidade para alcançar o maior número possível de pessoas”, menciona Canuto. “Tome cuidado ao selecionar os canais para evitar ruídos e garantir que as informações sejam recebidas da maneira desejada.”
Isso também dependerá do público-alvo, dos objetivos e até do orçamento disponível. Podem ser utilizados meios como redes sociais corporativas, e-mail marketing, blogs, eventos presenciais, anúncios em mídias tradicionais, entre outros. A escolha criteriosa dos canais garantirá maior alcance e impacto da mensagem.
A eficácia da estratégia de comunicação depende da gestão adequada de sua execução. Não basta desenhar o plano e esperar que ele se desenrole com perfeição, é necessário acompanhar e ter um processo organizador.
Mas isso começa, é claro, pelo estabelecimento de um plano detalhado: com responsabilidades definidas, prazos, orçamento e indicadores de desempenho.
A coordenação eficiente de todas as ações garantirá a integração e a consistência da mensagem em todos os pontos de contato com o público, evitando ruídos e contradições.
O último elemento essencial é a mensuração dos resultados obtidos com a estratégia de comunicação. É importante acompanhar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) estabelecidos previamente, como aumento de vendas, engajamento, feedback, entre outros.
A partir desses resultados, é possível identificar o que funcionou bem e o que precisa ser ajustado, permitindo aprimorar continuamente a estratégia de comunicação e alcançar resultados cada vez melhores.
“O primeiro passo (para saber se a estratégia de comunicação funcionou) é resgatar o objetivo SMART definido na primeira etapa do processo”, explica Canuto. “Nele consta a meta que precisava alcançar como resultado. Com isso em mãos, utilize indicadores para obter a taxa de alcance, engajamento, conversão, retenção e custo-benefício e utilize ferramentas, como pesquisas de satisfação, análise de métricas de redes sociais, entre outros.”
A teoria é uma coisa, a prática pode ser mais desafiadora. “Para definir uma estratégia de comunicação que ajude a atingir um resultado relevante, é necessário haver um processo estruturado e organizado”, explica Canuto.
A SOAP, com base em diversos estudos, recomenda sete etapas para uma estratégia de comunicação. Nós acreditamos que algo só começa bem, se começar com planejamento. E só pode terminar bem se seguir com a visão macro de estratégia, direcionamento, engajamento e mensuração.
Ok, mas como colocar tudo isso em prática? É justamente o que ensinamos no treinamento SOAP Story Planning:
Traduzimos e simplificamos todas as etapas de um bom planejamento de comunicação em ações práticas para sua empresa implementar desde o primeiro dia. Tudo com muita mão na massa!
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