No ambiente organizacional é possível se comunicar por várias formas: de e-mails a mensagens instantâneas, cada uma com seus níveis de imediatismo ou morosidade.
No ambiente organizacional é possível se comunicar por várias formas: de e-mails a mensagens instantâneas, cada uma com seus níveis de imediatismo ou morosidade. A esses dois tipos de fluxos dá-se o nome de comunicação síncrona e assíncrona, respectivamente.
Os debates sobre essas formas de comunicação e como elas devem ser estabelecidas internamente nas empresas ganharam uma nova roupagem após a pandemia de Covid-19.
Afinal, o home office se tornou uma realidade — as vagas desse tipo cresceram 496% em 2022, mostra pesquisa da Catho — e, com ele, surgiu a demanda de uma comunicação à distância eficiente.
Questionamentos como: “quando é uma boa hora para mandar uma mensagem instantânea” ou “por que mandar um e-mail se posso mandar um WhatsApp” são cada vez mais recorrentes.
Pode até parecer uma questão simples, mas esse tema deve ser tratado com cautela e atenção pelos gestores. Entender como os dois processos — síncrono e assíncrono — funcionam e suas melhores práticas, pode evitar muitos gargalos na comunicação.
É necessário compreender os dois fluxos para ter uma visão correta de suas vantagens e desvantagens e, então, desenhar uma comunicação interna adequada.
Neste artigo, explicamos ambas as formas de comunicação, contamos quais são seus prós e contras, as melhores práticas de aplicação e ainda listamos dez ferramentas para utilizar com equipes.
A diferença entre comunicação síncrona e assíncrona está em seus níveis de agilidade. Enquanto a primeira se refere a interações mais imediatas e espontâneas, a segunda se refere a mensagens não simultâneas, que não demandam respostas rápidas.
As mensagens instantâneas são um exemplo de comunicação síncrona, enquanto e-mails são exemplos de comunicação assíncrona.
É importante destacar que esta categorização se refere à forma como a comunicação se dá propriamente e não à ferramenta utilizada.
Por exemplo: o WhatsApp é um meio cuja natureza tem propósito síncrono, mas uma equipe pode estabelecer a regra de usá-lo de forma assíncrona, se quiser.
A comunicação síncrona é ágil e requer imediatismo. Ou seja, a interação acontece de forma espontânea ou em curtíssimo prazo.
Os principais exemplos de comunicação síncrona atualmente são as mensagens instantâneas por aplicativos como WhatsApp, Telegram e Slack.
Mas também podemos citar as chamadas de vídeo, chamadas de voz e as próprias interações presenciais. Você fala e alguém te responde na hora.
No ambiente corporativo, há uma tendência a pensar que a comunicação síncrona é menos trabalhosa e menos desafiadora que os processos assíncronos.
Isso pode ser verdade, mas não quer dizer que ela é ausente de ruídos. Pelo contrário, existem prós e contras, sobre os quais falaremos mais adiante.
Ao contrário da comunicação síncrona, a comunicação assíncrona não requer imediatismo. Ela não é simultânea e não se espera um retorno em curtíssimo prazo.
Os e-mails são o principal exemplo de comunicação assíncrona, pois culturalmente não se espera uma resposta imediata deles.
Além das mensagens por endereço eletrônico, podemos citar desde processos analógicos, como cartas (se que ainda existe alguém que mande cartas) até meios modernos, como plataformas de compartilhamento de processos e documentos (Trello, Asana).
Gestores e líderes de equipes tendem a enxergar mais desafios na comunicação assíncrona.
Afinal, ela requer o comprometimento com a resposta (não que é porque pode demorar que pode deixar no vácuo para sempre) e uma melhor organização de processos.
Tanto a comunicação síncrona como a comunicação assíncrona possuem vantagens e desvantagens.
Essas características não podem passar despercebidas, pois compreendê-las é fundamental para desenhar a comunicação interna adequadamente.
Permite à equipe lidar melhor com mensagens urgentes e gerenciamento de crises. Por isso é fundamental haver meios de comunicação síncrona entre colaboradores.
Um dos benefícios é a possibilidade de cultivar interações mais espontâneas e mais profundas.
A comunicação espontânea e ágil também é ideal para promover as trocas de ideias. É muito mais fácil fazer brainstorms por chamadas de vídeos, do que por e-mails, por exemplo.
Ideal para trocas simples do dia a dia, especialmente quando a equipe trabalha em home office. A distância pode ser um gargalo e trocas imediatas podem amenizar esse distanciamento.
Ao contrário de um e-mail com cópia para todos, um call com a equipe requer a presença de todos no mesmo horário. Isso exige mais organização, comprometimento e pontualidade.
Não necessariamente isso acontece, mas se não for bem desenvolvida a comunicação síncrona pode levar as pessoas e se sentirem pressionadas a nunca deixarem de responder. Isso pode gerar estresse e afetar a produtividade no caso de colaboradores que recebem muitas mensagens.
Excesso desse tipo de interação pode se transformar em distração ao longo do expediente. Dessa forma, o que deveria ser uma ferramenta de desenvolvimento se torna um gargalo.
O risco da indisponibilidade sempre existe na comunicação síncrona. Colaboradores que trabalham em fuso-horários diferentes podem ser prejudicados ou ficar desalinhados.
Essas falhas podem acontecer em qualquer tipo de processo, mas em uma reunião via chamada de vídeo, por exemplo, uma falha tecnológica pode significar atrasos ou uma equipe inteira emperrada.
Como não é imediatista, a comunicação assíncrona é flexível em relação a horários e espaços. Quem emite a mensagem pode fazer em seu tempo e quem responde também. ideal para fusos diferentes.
Nas interações em e-mails, é comum que a mensagem seja mais bem estruturada e entregue de uma vez tudo desejado. Afinal, todos querem trocar o menor volume de e-mails possível e isso gera objetividade.
As ferramentas de comunicação assíncrona também permitem mais facilidade no compartilhamento. A troca de informações com os demais colaboradores pode ser feita com uma simples inserção de cópia ou sendo disponibilizada em quadro que é de acesso geral.
Outra vantagem da comunicação assíncrona é a maior facilidade para manter as trocas documentadas. Como o volume é muito maior quando as mensagens são instantâneas, tende-se a apagá-las e a informalidade é mais presente, ao contrário de e-mails.
A comunicação assíncrona não permite trocas rápidas e, se não for compensada com outras ferramentas mais rápidas, pode gerar grandes gargalos nas empresas.
Como são mais estruturadas, as mensagens por e-mail ou processos registrados em murais exigem mais formulação. Portanto, não são tão práticos e exigem um nível de organização do colaborador.
Não existe um modelo melhor que o outro dentro de uma empresa. Na verdade, a comunicação síncrona e a assíncrona são, ambas, essenciais para uma equipe bem articulada.
Além disso, depender de apenas uma delas pode causar problemas em situações como: gerenciamento de crises, falhas tecnológicas, colaboradores em fusos diferentes.
Gestores devem procurar combinar os dois modelos, avaliando quais ferramentas se fazem necessárias e quais se enquadram melhor para tipo de contexto.
Assim, nem se perde a agilidade das interações simultâneas, nem a documentação e objetividade dos e-mails e murais.
Não existe uma fórmula, cada gestor deve aplicar a comunicação síncrona e assíncrona de acordo com as necessidades de seu grupo de colaboradores. No entanto, existem boas práticas universais que podemos citar.
Determine quando cada uma das comunicações vai ser utilizada pela equipe. Isso evita inconvenientes, como mensagens instantâneas fora de hora ou chamadas de vídeo sem aviso anterior.
Estabelecer ferramentas fixas para cada tipo de comunicação também é importante, para manter todos os colaboradores preparados e aptos a utilizá-las. No final deste artigo, listamos algumas sugestões.
Não use e-mails como se fossem uma aplicativos de mensagens, enviando “Oi, tudo bem?” e mais nada. Nem faça chamadas de vídeo para resolver assuntos que poderiam ser resolvidos com uma única mensagem.
Ao enviar um e-mail, seja objetivo e informe tudo que precisa de uma vez só.
Também é importante equilibrar o uso das ferramentas síncronas e assíncronas na comunicação interna. Nenhum dos dois tipos deve estar ausente ou se sobrepor ao outro.
Por exemplo, ao invés de usar o WhatsApp como mural de avisos, correndo risco de vários deles serem ignorados, use um Trello ou e-mails para isso.
Por melhores que sejam as ferramentas utilizadas, somente organização faz o processo de comunicação entre equipes fluir. Preocupe-se em fazer um desenho bem definido de como e onde cada tipo de mensagem e processos devem ser transmitidos ou registrados.
O objetivo da comunicação deve ser sempre facilitar e aprimorar os processos. Organize, mas tome cuidado para não tornar comunicações que deveriam ser simples, complexas demais. Use as ferramentas com moderação.
Acima de tudo, bom senso e ética devem nortear as interações profissionais. Portanto, seja ético e respeito com horários, com teor das mensagens e evite usar canais da empresa para comunicações não relacionadas ao trabalho.
Confira sete exemplos de aplicativos e plataformas para utilizar na comunicação síncrona e assíncrona em empresas:
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